Άρθρο 18. Τρόπος ενημέρωσης των βιβλίων και έκδοσης των στοιχείων.

1.    Η καταχώρηση στα βιβλία και στα στοιχεία γίνεται χειρογράφως με μελάνη ή με χρήση Η/Υ ή με άλλη μηχανή, χωρίς κενά διαστήματα επεγγραφές, παραπομπές στο περιθώριο ή ξέσματα. Σε περίπτωση δι­όρθωσης ή διαγραφής το ποσό και το κείμενο που διορθώνεται ή διαγ­ράφεται πρέπει να διαβάζεται με ευχέρεια.

2.    Κάθε εγγραφή στα βιβλία, που αφορά συναλλαγή ή άλλη πράξη του υπόχρεου, πρέπει να στηρίζεται σε στοιχεία που προβλέπονται από τις διατάξεις του Κώδικα αυτού ή σε δημόσια έγγραφα ή σε άλλα πρόσ­φορα αποδεικτικά στοιχεία.

Ειδικά για την απόδειξη της συναλλαγής από το λήπτη φορολογι­κού στοιχείου που αφορά αγορά αγαθών ή λήψη υπηρεσιών αξίας τριών χιλιάδων (3.000) ευρώ και άνω απαιτείται η τμηματική ή ολική εξόφληση να γίνεται μέσω τραπεζικού λογαριασμού ή με επιταγή έκδοσης του λήπ­τη του στοιχείου. Σε περίπτωση εκχώρησης επιταγών τρίτων εκδίδεται άμεσα λογιστική απόδειξη εκχώρησης αξιόγραφων στην οποία αναγρά­φονται τα στοιχεία των εκχωρούμενων επιταγών.⁽¹⁾

Κατ’ εξαίρεση των αναφερομένων στο προηγούμενο εδάφιο, επιτ­ρέπεται ο συμψηφισμός αμοιβαίων ανταπαιτήσεων μεταξύ μητρικής ετα­ιρείας και θυγατρικών εταιρειών/^2;

Με επιταγή του αγοραστή ή με κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό αποκλειστικά και μόνο εξοφλούνται επίσης μερικά ή ολικά και τα φορο­λογικά στοιχεία αξίας χιλίων (1.000) ευρώ και άνω, που αφορούν αγορές αγροτικών προϊόντων από πρόσωπο που παράγει τα προϊόντα αυτά, καθώς επίσης και το ποσό που αποδίδεται από τον αντιπρόσωπο στον εντολέα, επίσης πρόσωπο που παράγει τα ως άνω αγροτικά προϊόντα, για τις διενεργηθείσες πωλήσεις των προϊόντων αυτών για λογαριασμό του, με βάση την εκκαθάριση της παραγράφου 7 του άρθρου 12 του Κώ­δικα αυτού μετά την αφαίρεση της δικαιούμενης προμήθειας.⁽³⁾

3.    Τα στοιχεία εκδίδονται χειρόγραφα με μελάνη ή με χρήση Η/Υ ή με άλλη μηχανή τουλάχιστον διπλότυπα ή σε όσα αντίτυπα ορίζονται από τις διατάξεις του Κώδικα αυτού, κατά-περίπτωση, με χρήση χημικού χάρτη, αποκλειόμενης της χρήσης δίπτυχων ή τρίπτυχων εντύπων, με εξαίρεση τα εισιτήρια μεταφορικών μέσων και θεαμάτων. Το ένα αντίτυ­πο παραδίδεται ή αποστέλλεται στον αντισυμβαλλόμενο, ο οποίος έχει υποχρέωση να ζητά και να το λαμβάνει, το δε άλλο αντίτυπο παραμένει στον εκδότη ως στέλεχος.

4.    Ο επιτηδευματίας μπορεί, για τις ανάγκες των συναλλαγών ή για οργανωτικούς λόγους, να εκδίδει τα φορολογικά του στοιχεία σε περισ­σότερα αντίτυπα, εφόσον σε κάθε αντίτυπο αναγράφεται με σφραγίδα ή εντύπως ο προορισμός του. Ειδικά αν πρόκειται για στοιχείο διακίνησης αγαθών στα επιπλέον εκδιδόμενα αντίτυπα αναγράφεται κάτω από τον τίτλο του στοιχείου η ένδειξη «Δεν αποτελεί συνοδευτικό μεταφοράς».

Επίσης μπορεί στο περιεχόμενο των στοιχείων να προσθέτει και οποιοδήποτε άλλο στοιχείο κρίνει αναγκαίο.

5.  Όλα τα στοιχεία φέρουν εντύπως ή με σφραγίδα τον τίτλο τους,
το ονοματεπώνυμο ή την επωνυμία, το επάγγελμα και τη διεύθυνση του
υπόχρεου σε έκδοση, τον Α.Φ.Μ. και την αρμόδια Δ.Ο.Υ. της έδρας.

Στα στοιχεία του υποκαταστήματος αναγράφεται και η διεύθυνση της έδρας με εξαίρεση τις αποδείξεις που εκδίδονται από φορολογική ταμειακή μηχανή.

6.  Τα βιβλία που τηρούνται σε κινητά φύλλα και όλα τα στοιχεία φέ-
ρουν ενιαία αρίθμηση, τουλάχιστον κατά διαχειριστική περίοδο, η οποία
μπορεί να επαναληφθεί μέσα στην ίδια διαχειριστική περίοδο με γνωσ-
τοποίηση^ του προϊσταμένου της Δ.Ο.Υ.

Η γνωστοποίηση^ αυτή δεν απαιτείται για τις αποδείξεις που εκδί­δονται από φορολογική ταμειακή μηχανή.

Επιτρέπεται μετά από γνωστοποίηση στον αρμόδιο προϊστάμενο της Δ.ΟΎ. η χρησιμοποίηση συγχρόνως περισσότερων σειρών για κάθε είδος στοιχείου, καθώς και για τα πρόσθετα βιβλία της παραγράφου 5 του άρθρου 10 του Κώδικα αυτού για τη διαρκή παροχή υπηρεσίας, με την προϋπόθεση ότι τα στοιχεία φέρουν διακριτικό σειράς και τα βιβλία θεωρούνται με την ένδειξη «Διαρκής παροχή υπηρεσίας»/^5;

7.    Στα στοιχεία που ορίζονται από τον Κώδικα αυτό αναγράφεται ο τόπος και η ημερομηνία έκδοσης τους. Επίσης επιτρέπεται να φέρουν χειρόγραφη ή μηχανογραφική υπογραφή του εκδότη τους ή προσώπου που ορίστηκε από αυτόν/^β;

8.    Επιτρέπεται, για τα αγαθά και τους τίτλους των λογαριασμών, η χρήση κωδικών αριθμών στην τήρηση των βιβλίων και στην έκδοση των στοιχείων εσωτερικής διακίνησης, καθώς και στην έκδοση των αποδεί­ξεων λιανικής πώλησης, όταν τηρείται βιβλίο αποθήκης και οι αποδείξεις αυτές εκδίδονται με τη χρήση φορολογικής ταμειακής μηχανής. Επίσης επιτρέπεται η χρήση κωδικών αριθμών στην έκδοση και των λοιπών στο­ιχείων αξίας ή διακίνησης, εφόσον σε οποιοδήποτε χώρο του ίδιου στοι­χείου περιγράφεται το είδος που αντιστοιχεί στον κωδικό αριθμό. Η ευ­χέρεια της χρήσης κωδικών αριθμών παρέχεται εφόσον τηρείται θεωρη­μένο μητρώο κωδικής αρίθμησης ή οι κωδικοί αριθμοί καταχωρούνται σε άλλο θεωρημένο βιβλίο.

Κατ’ εξαίρεση, όταν χρησιμοποιείται διεθνές κωδικολόγιο, επιτρέπε­ται στα βιβλία και στοιχεία η αναγραφή του είδους των αγαθών κατά γε­νική κατηγορία, με αναγραφή και του αντίστοιχου κωδικού αριθμού ο ο­ποίος εξειδικεύει το είδος του αγαθού/^7;

9.⁽⁸⁾ Το βάρος της απόδειξης της συναλλαγής φέρει τόσον ο εκδό­της, όσον και ο λήπτης του στοιχείου, οι οποίοι δικαιούνται να επιβεβαι­ώνουν τα αναγκαία στοιχεία του αντισυμβαλλόμενου από τη δήλωση έ­ναρξης εργασιών ή από άλλο πρόσφορο αποδεικτικό στοιχείο, επιφυ­λασσομένων των διατάξεων περί φορολογικού απορρήτου, τα οποία οι συμβαλλόμενοι υποχρεούνται εκατέρωθεν να παρέχουν, φέροντας ο κα­θένας και την ευθύνη για την ακρίβεια των στοιχείων που παρέχει